Дублікати документів про освіту

Вимоги до оформлення дублікатів документів про освіту

(витяг з Порядку замовлення закладами освіти Київської області документів про базову середню освіту та повну загальну середню освіту, видачі та обліку їх карток, затвердженого наказом департаменту освіти і науки Київської обласної державної адміністрації від 17.12.2019 № 326)          

 VІ. Дублікати карток документів

6.1. Дублікати документів про освіту державного зразка видаються в разі їх утрати, а також пошкодження, які призвели до порушення їх цілісності чи до знищення всіх або більшості реквізитів, відсутність яких унеможливлює встановлення власника документа. У разі, якщо первинний документ містив помилку у прізвищі, імені, по батькові власника, дублікат картки виготовляється з урахуванням необхідних змін за наявності документального підтвердження правильності написання прізвища, імені, по батькові (завірена власником копія документа, що засвідчує особу, виданого до отримання оригіналу документа про освіту, нотаріально затверджений переклад іноземного документа, документа, оформленого іншою мовою (у т. ч. російською).

6.2. Дублікат картки документа видається за письмовою заявою власника документа (далі – заявник), що подається до закладу освіти, який видав первинний документ, або його правонаступника.

6.3. У заяві зазначаються причина втрати або пошкодження картки документа, прізвище, ім’я та по батькові, місце проживання, телефон (за наявності); найменування документа, картку якого втрачено або пошкоджено, назва закладу освіти та дата його закінчення, інші відомості, якщо власник картки документа або замовник вважають їх суттєвими для видачі дубліката.

6.4. До заяви додаються:

  • оголошення у друкованих засобах масової інформації, за місцем проживання власника, про визнання документа недійсним, в якому мають бути зазначені назва документа, його номер та дата видачі, на чиє ім’я виданий, яким закладом освіти;
  • підтвердження про оплату послуг з виготовлення дубліката картки документа.

6.5. Відповідальність за замовлення та видачу дублікатів карток документів, правильність оформлення необхідної документації несе керівник закладу освіти.

6.5. Заклад освіти надає відділу освіти у трьох примірниках:

  • копію картки первинного документа (за наявності);
  • лист-клопотання з поясненням причин, чому не може бути надана копія картки первинного документа у разі її відсутності;
  • копію заяви власника про виготовлення дубліката;
  • підтвердження на замовлення дубліката (згідно з додатком 23);
  • довідку про закінчення заявником закладу освіти (згідно з додатком 25);
  • завірену власником копію першої сторінки паспорта заявника;
  • у разі зміни прізвища/статі – копію свідоцтва про шлюб/розірвання шлюбу/копію документа органу реєстрації актів громадянського стану про зміну статі;
  • завірену копію сторінок книги обліку і видачі документів про здобуття загальної середньої освіти та обліку додатків до них, срібних і золотих медалей, на яких зроблено відповідний запис, що засвідчує факт отримання заявником картки документа, та титульної сторінки книги (журналу);
  • копії документів про реорганізацію/зміну назви закладу освіти, якщо такі зміни відбулись з моменту видачі оригіналу документа, завірені директором закладу, або архівну довідку;
  • копію квитанції про оплату послуг з виготовлення дубліката документа;
  • копію оголошення у друкованих засобах масової інформації, завірену директором закладу;
  • копію наказу про виготовлення дубліката, завірену директором закладу.

6.6. Відділ освіти надає департаменту освіти і науки у двох примірниках:

  • підтвердження замовлення відділу освіти на виготовлення дубліката, згідно з додатком 23;
  • підтвердження закладу освіти на замовлення дубліката, згідно з додатком 23;
  • завірену копію сторінок книги обліку і видачі документів про здобуття загальної середньої освіти та обліку додатків до них, срібних і золотих медалей на яких зроблено відповідний запис, що засвідчує факт отримання особою картки документа, та титульної сторінки книги (журналу) у разі відсутності завіреної копії картки втраченого документа;
  • для випускників, які закінчили навчання та отримали документи про освіту до 1998 року (для документів про освіту, виготовлених поліграфічним способом) – завірену керівником закладу освіти копію документа про освіту іншого випускника, виданого того ж року, що й заявнику;
  • у разі потреби – завірену власником копію документа, що засвідчує особу.

6.7. Документи за встановленими формами подаються відділом освіти протягом 5 робочих днів з дня звернення власника втраченої чи пошкодженої картки документа та подання ним усіх необхідних документів.

6.8 У підтвердженні замовлення на виготовлення дубліката вказується прізвище, ім’я та по батькові заявника, дата народження, рік закінчення закладу освіти згідно з копією (ксерокопією) картки чи копією книги видачі документів про освіту, серія та номер утраченого документа, номер документа, що засвідчує особу, дата вручення картки документа, яка відповідає фактичній даті вручення дубліката, назва закладу освіти на момент закінчення його заявником, назва закладу освіти, який замовляє дублікат, підстава для виготовлення дубліката (дата і номер наказу керівника закладу про виготовлення та видачу дубліката).

6.9. Підтвердження замовлення закладу освіти на виготовлення дубліката документа про освіту підписує керівник закладу освіти, який на момент вручення дубліката є офіційно призначений та інформація про якого занесена до Реєстру.

6.10. При отриманні замовлення на виготовлення дубліката дані замовлення звіряються з даними про особу, що містяться в централізованому банку даних Міністерства освіти і науки України.

6.11. Відомості про видачу дубліката Картки заносяться до книги обліку виданих карток документів закладу освіти із зазначенням серії і номера документа та слова «Дублікат». У книзі обліку видачі карток документів у відповідній графі про видачу первинного документа робиться відмітка про видані дублікати.