ПЕРЕВЕДЕННЯ ПРАЦІВНИКІВ

Види переведень

КЗпП передбачає такі види переведення працівників на іншу роботу:

  1. Переведення на іншу роботу/посаду в тій самі установі/закладі може бути постійним або тимчасовим.

КЗпП містить деякі (спеціальні) норми, які регулюють певні види переведень у межах установи/закладу:

  1. Переведення на роботу/посаду в іншу місцевістьпередбачає зміну місця розташування робочого місця працівника, але трудова функція працівника, як правило, залишається без змін.
  2. Переведення працівника на роботу/посаду в іншу установу/заклад можливе лише за згодою працівника (ч. 1 ст. 32 КЗпП).

На таке переведення мають дати згоду:

  • працівник;
  • керівник установи/закладу, на якому працівник працює у теперішній час;
  • керівник установи/закладу, на яке планується переведення працівника.

Переведення на роботу/посаду в іншу установу/заклад  можливе тільки через припинення трудового договору з попереднім роботодавцем та укладення трудового договору з майбутнім.

Підставою для припинення трудового договору є пункт 5 статті 36 КЗпП (переведення працівника, за його згодою до іншої установу/заклад ).

Переведення на іншу постійну роботу/посаду

Роботодавець може перевести працівника на іншу посаду тільки за його згодою (ч. 1 ст. 32 КЗпП). Ініціювати переведення можуть як працівник, так і роботодавець.

Переведення з ініціативи роботодавця

Щоби перевести працівника на іншу постійну роботу з ініціативи роботодавця, потрібно зробити чотири кроки:

  1. Запропонуйте переведення, інформуйте про умови праці за новою посадою.
  2. Отримайте від працівника згоду на переведення.

3.Підготуйте наказ про переведення, зареєструйте його, ознайомте з наказом працівника.

  1. Унесіть запис про переведення до трудової книжки працівника та облікових форм.

Роботодавець може зробити працівнику пропозицію про переведення на іншу постійну роботу усно або письмово.

Оформлюйте пропозицію письмово, якщо законодавство зобов’язує пропонувати працівнику переведення. Якщо виникне трудовий спір, документ підтвердить, що роботодавець діяв правомірно. Пропозицію можна оформити як окремий документ.

Ознайомте працівника з посадовими (робочими) обов’язками, повноваженнями й відповідальністю, оплатою праці, режимом (графіком) роботи, з іншими умовами (наприклад, щодо укладення договору про повну матеріальну відповідальність).

Повідомте працівника про шкідливі чинники, які ще не усунуті, про пільги та компенсації, які йому належатимуть (ст. 29 КЗпП).

Якщо посадовий оклад (тарифна ставка) за новою посадою нижчий, зберігайте за працівником попередній середній заробіток протягом двох тижнів з дня переведення (ч. 1 ст. 114 КЗпП). Норма не залежить від того, хто ініціює переведення — працівник чи роботодавець. Про двотижневе збереження заробітку вкажіть у пропозиції.

Зазначте строк, в який просите працівника визначитися щодо згоди чи відмови.

Оформіть пропозицію у двох примірниках. Перший — для працівника, другий — для керівника. Зареєструйте пропозицію в Журналі внутрішніх документів або в спеціальній обліковій формі для повідомлень, якщо така є в установі/закладі.

Законодавство не встановлює форми, за якою документувати згоду працівника на переведення.

Якщо роботодавець пропонував переведення письмово, працівник зазначає згоду чи відмову на примірнику пропозиції, що залишається у роботодавця.

Якщо роботодавець пропонував переведення усно, працівник висловлює згоду в заяві.

Працівник оформлює заяву власноруч (п. 13 гл. 1 розд. ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5, далі — Правила № 1000/5).

Ключова умова переведення — згода працівника. Тому відмова від переведення не є порушенням трудової дисципліни й не спричиняє дисциплінарної відповідальності.

Термін «переведення на іншу роботу» плутають зі зміною істотних умов праці, адже обидві процедури регламентує стаття 32 КЗпП. Як результат, працівника, що відмовився від переведення, звільняються за пунктом 6 статті 36 КЗпП — «у зв’язку з відмовою продовжити роботу в змінених умовах праці». Таке звільнення — незаконне.

Типова форма наказу про переведення — відсутня. Оформіть наказ за загальними правилами. Керуйтеся главою 9 «Особливості підготовки та оформлення розпорядчих документів» Розділу ІІ Правил № 1000/5.

Підстава для наказу — заява працівника або згода на переведення, зафіксована на примірнику пропозиції.

Якщо оклад за новою посадою нижчий, вкажіть у наказі, що за працівником зберігатимуть попередній середній заробіток упродовж двох тижнів на підставі частини 1 статті 114 КЗпП.

УВАГА не встановлюйте випробування при переведенні

 Якщо переводите працівника на іншу посаду, не встановлюйте йому випробування. Це можливо лише при прийнятті на роботу (ст. 26 КЗпП).

Наказ про переведення належить до групи наказів з кадрових питань тривалого (75 р.) зберігання (ст. 16 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5).

Підписаний керівником установи/закладу наказ зареєструйте в Журналі реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання.

Ознайомте працівника з наказом про переведення під особистий підпис із зазначенням дати ознайомлення (п. 11 гл. 9 розд. ІІ Правил № 1000/5).

Переведення працівника на іншу посаду потрібно зафіксувати у кількох документах.

Запис про переведення на іншу постійну роботу вносять до трудової книжки в такому самому порядку, що і записи про прийняття на роботу (п. 2.4,2.14 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58; далі —Інструкція № 58).

Унесіть запис про переведення до розділу ІV «Призначення і переведення» особової картки працівника (типова форма № П-2, затверджена наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 № 495/656).

Ознайомте працівника із записом у трудовій книжці під підпис в особовій картці (п. 2.5 Інструкції № 58). До особової справи працівника долучіть копію наказу про переведення на іншу роботу/посаду або витяг зі зведеного наказу (п. 12 гл. 2 розд. ІV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5, далі — Правила № 1000/5).

Унесіть реквізити наказу до внутрішнього опису особової справи. Форма опису унормована Додатком 16 до Правил № 1000/5.

Заяву про переведення долучіть до особової справи. А ось примірник пропозиції зі згодою працівника до особової справи не долучають. Додайте документ до справи «Документи до наказів із кадрових питань (заяви, подання, доповідні та пояснювальні записки, довідки, копії довідок, обхідні листки та ін.), що не увійшли до складу особових справ» (ст. 491 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5).

Унесіть відомості про переведення до облікової форми особової справи — доповнення до особового листка з обліку кадрів.

Переведення з ініціативи працівника

Працівник, здебільшого, ініціює тимчасове переведення, пов’язане зі станом здоров’я. Коли йдеться про постійне переведення, з пропозицією частіше виступає роботодавець.

Працівник пише роботодавцю заяву, яка засвідчує його згоду на переведення. Роботодавець видає наказреєструє його та ознайомлює з наказом працівника.

Наказ — підстава для внесення запису про переведення до трудової книжки працівника та облікових форм.

СИТУАЦІЯ. Чи можна перевести працівника на іншу посаду у вихідний чи святковий день

Як правило, працівника переводять на іншу посаду з дати, з якої він стане до роботи за новою посадою. Утім, КЗпП не забороняє перевести працівника на іншу посаду у вихідний чи святковий день.

У переведенні працівника на іншу посаду з 1 січня не вбачатиметься порушення законодавства про працю, якщо роботодавець видасть наказ про переведення та ознайомить працівника з ним, новою посадовою (робочою) інструкцією та іншими локальними актами не пізніше останнього робочого дня згідно з графіком роботи установи/закладу у році, що минає.

СИТУАЦІЯ. Чи можна перевести працівника на іншу посаду під час відпустки

Оптимальний варіант — перевести працівника на нову посаду з першого робочого дня після виходу з відпустки. Утім, законодавство про працю не забороняє переводити на іншу посаду працівника під час його відпустки.

Право на відпустки забезпечується гарантованим наданням відпустки визначеної тривалості зі збереженням на її період місця роботи (посади), зарплати (допомоги) у випадках, передбачених Законом «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР (далі — Закон про відпустки; ч. 3 ст. 2 Закону про відпустки). Тому переведення під час відпустки не буде порушенням, адже і до, і після переведення за працівником зберігають робоче місце (посаду).

Аби перевести працівника на іншу посаду, йому не потрібно переривати відпустку і виходити на роботу бодай на один день.

На практиці нерідко вдаються до такої процедури за необхідності скорочення посади працівниці, яка перебуває у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку. Головне, щоб працівниця письмово погодилася на переведення.

Перевірте, чи не змінилася у працівника тривалість щорічної основної відпустки після переведення на іншу посаду; чи не набув (втратив) працівник право на щорічну додаткову відпустку після переведення. Якщо працівник використав щорічну основну відпустку за робочий рік, в якому його перевели, і змінилася тривалість щорічної відпустки, перерахуйте надану відпустку — пропорційно виходячи з тривалості відпустки за кожною посадою.

СИТУАЦІЯ. Як відбити в табелі обліку використання робочого часу переведення на іншу посаду

До дати переведення табелюйте працівника за попередньою посадою, відтак — за новою.

Типова форма № П-5 «Табель обліку використання робочого часу» передбачає: поряд із прізвищем, ім’ям, по батькові працівника вказують назву посади (наказ Держкомстату від 05.12.2008 № 489).

Працівника перевели на іншу посаду в тій самій установі/закладі. Обліковуйте робочий час у табелі двома рядками: до дати переведення вказуйте назву попередньої посади, після — назву нової посади.

 Тимчасове переведення

— тимчасове переведення без згоди працівника

Ініціювати переведення на іншу посаду може як роботодавецьтак і працівник. Обов’язкова умова переведення — згода працівника (ст. 32 КЗпП).

Утім, є виняток. Роботодавець має право тимчасово перевести працівника без згоди на іншу роботу, не обумовлену трудовим договором, за двох одночасних умов:

1) мета роботи — відвернення або ліквідація наслідків стихійного лиха, епідемій, епізоотій, виробничих аварій, а також інших обставин, які загрожують або можуть загрожувати життю чи нормальним життєвим умовам людей;

2) робота не протипоказана працівнику за станом здоров’я.

Підстава — частина 2 статті 33 КЗпП.

Максимальний строк тимчасового переведення — місяць. Оплата праці тимчасово переведеного працівника — не нижче, ніж середній заробіток за попередньою роботою.

— тимчасове переведення за згодою працівника

За згодою працівника роботодавець може тимчасово перевести його на іншу роботу, не обумовлену трудовим договором (ч. 1 ст. 33 КЗпП).

Цей інструмент застосовують, якщо відсутній працівник, який постійно виконує роботу за посадою. Приміром, на час відсутності працівника, який перебуває у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку (ст. 179 КЗпП) або навчальній.

Щоб оформити тимчасове переведення:

  1. Отримайте згоду працівника.

Згоду можна зафіксувати на пропозиції роботодавця про тимчасове переведення, або працівник висловлює згоду в заяві. Радимо обрати другий спосіб. Щоби працівник міг повернутися на «свою» посаду, він зазначає у заяві строк тимчасового переведення — конкретну дату або настання події (наприклад, вихід на роботу працівниці з відпустки для догляду за дитиною). Також працівник має вказати в заяві, що тимчасове переведення відбувається із збереженням за ним робочого місця за попередньою посадою.

  1. Видайте наказ про тимчасове переведення.

Підстава — заява працівника та, за наявності, розпорядчий документ, який підтверджує відсутність основного працівника. Наприклад, наказ про надання відпустки для догляду за дитиною. У наказі про тимчасове переведення зазначте посадовий оклад за новою посадою і гарантуйте працівнику повернення на попередню посаду.

  1. Вкажіть відомості про тимчасове переведення в особовій картці працівника (типова форма П-2, затверджена наказом Держстату та Міноборони від 25.12.2009 № 495/656). В особову справу працівника внесіть інформацію до особового листка з обліку кадрів, долучіть до особової справи засвідчену копіюнаказу про переведення.
  2. Ознайомте працівника з посадовою (робочою) інструкцієюза новою посадою під підпис. Якщо є підстави, укладіть договір про повну матеріальну відповідальність.

СИТУАЦІЯ. Який строк тимчасового переведення на іншу посаду

КЗпП не встановлює ані мінімального, ані максимального строку тимчасового переведення за згодою сторін. Тому визначайте його за домовленістю — у днях, місяцях тощо або до настання певної події, приміром, до фактичного виходу з відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку основного працівника.

Строк потрібно однаково визначити у наказі про тимчасове переведення та у заяві працівника.

ПРИКЛАД

визначення строку у наказі календарною датою

ПЕРЕВЕСТИ:

КАРДАШ Вікторію Володимирівну, логіста, на посаду менеджера з логістики, з посадовим окладом 16 000 грн, тимчасово, на час щорічної основної відпустки менеджера з логістики Прис Н.О., з 12.10.2020 по 23.10.2020, зі збереженням на час переведення робочого місця за посадою логіста відділу логістики.

ПРИКЛАД

визначення строку у наказі настанням події

ПЕРЕВЕСТИ:

ДОБРИВЕЧІР Валентину Петрівну, інспектора з кадрів відділу кадрів, на посаду начальника відділу кадрів, з посадовим окладом 18 000 грн, тимчасово, на час відпустки начальника відділу кадрів Добренької Г. О. для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, з 07.10.2020 до дня фактичного виходу Добренької Г. О. на роботу, зі збереженням на час переведення робочого місця за посадою інспектора з кадрів відділу кадрів.

СИТУАЦІЯ. Чи вносити до трудової книжки запис про тимчасове переведення

За бажанням працівника внесіть запис. Вказувати про тимчасовий характер переведення не потрібно.

До трудової книжки працівника вносять відомості про переведення на іншу постійну роботу (абз. 2 п. 2.2 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58). Внесення до трудової книжки запису про тимчасове переведення також може бути доцільним. Зокрема, якщо ця інформація впливатиме на отримання соціальних гарантій чи підтверджуватиме досвід роботи працівника.

Запис про тимчасове переведення на посаду доцільний, якщо працівник:

  • виконуватиме роботу вищої кваліфікації;
  • набуде нових навичок, умінь, досвіду на керівній вищій посаді;
  • працюватиме на посаді, робота на якій дає право на пенсію за віком на пільгових умовах;
  • переводиться на тривалий час. Наприклад, до трьох (шести) років (на період відпустки основного працівника для догляду за дитиною).

СИТУАЦІЯ. Як оформити, якщо тимчасове переведення стає постійним

Після закінчення строку тимчасового переведення необхідно видати наказ про переведення працівника на цю саму посаду. До трудової книжки слід внести запис про переведення на іншу посаду з дати тимчасового переведення (з посиланням на наказ про тимчасове переведення).

По закінченні строку тимчасового переведення на іншу посаду працівник може продовжити працювати на цій посаді (за домовленістю з роботодавцем) або повернутися до попередньої роботи.

Після закінчення строку тимчасового переведення на іншу посаду працівник залишається на цій посаді

Якщо роботодавець і працівник дійдуть згоди щодо продовження роботи на тимчасовій посаді, необхідно оформити це документально, адже після закінчення строку переведення працівник має стати до попередньої роботи.

На підставі заяви (або письмової пропозиції роботодавця та згоди працівника) роботодавець видає наказ про переведення працівника.

До трудової книжки вносять відомості про переведення на іншу постійну роботу (ч. 2 п. 2.2 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58).

Оскільки у цьому випадку тимчасове переведення стає постійним, а також зважаючи на необхідність економити місце у трудовій книжці, важливість реального відображення у ній роботи на певній посаді, запис про переведення до трудової книжки доцільно вносити на підставі першого наказу (про тимчасове переведення), а датувати запис — днем початку роботи на умовах тимчасового переведення. Зазначати про тимчасовий характер переведення, а також вносити запис про те, що тимчасове переведення трансформувалося у постійне, не потрібно.

Після закінчення строку тимчасового переведення працівник стає до попередньої роботи

Не обов’язково, але доцільно видати наказ про переведення на «свою» (попередню) посаду у зв’язку із закінченням строку тимчасового переведення. Такий наказ нагадає працівнику про необхідність стати до роботи за попередньою посадою, а особі, відповідальній за складання табеля обліку використання робочого часу, дасть змогу правильно скласти табель для нарахування заробітної плати.

УВАГА коли наказ обов’язковий

Якщо у наказі про тимчасове переведення вказаний не конкретний його строк, а певна подія, настання якої заздалегідь визначити неможливо (наприклад, вихід основного працівника на роботу після тимчасової непрацездатності або прийняття постійного працівника), обов’язково видайте наказ про переведення працівника на попередню посаду.

Після збігу строку тимчасового переведення працівнику не потрібно подавати жодних заяв.

Пам’ятайте!

  1. Умови прийняття на роботу:

– на конкурсній основі;

– за умовами строкового трудового договору (контракту) до _________ у разі необхідності вказати дату (дд.мм.рррр.);

– безстроковий трудовий договір;

– зі строком випробування __________ місяців;

– на час виконання певної роботи;

– на період відсутності основного працівника;

– за результатами успішного стажування;

– переведення.

  1. Умови роботи:

– основна робота;

– за сумісництвом;

– неповне тижневе навантаження;

– умови праці (згідно атестації робочого місця);

– тривалість робочого дня (тижня) ___ год.___ хв.;

– тривалість робочого дня (тижня) при роботі з неповним робочим часом ________год.

  1. Тарифні розряди працівникам встановлюються відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 30 серпня 2002 р. № 1298 (для педагогічних працівників 14 грудня 2016 р. № 974 (зі змінами)).
  2. Розміри посадових окладів встановлюються відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 26.08.2020 р № 750.
  3. Надбавки та доплати:
– підвищення посадового окладу за педагогічне звання 10-15 %
– надбавка за почесне звання 10-20 %
– надбавка за вислугу років 10-30 %
– надбавка за престижність праці 5-30 %
   
доплата за дезінфікувальні засоби/прибирання туалетів 10 %

ЗРАЗОК НАКАЗУ